Bonjour Bart, bienvenue en studio.

Merci beaucoup.

Nous allons parler aujourd’hui de l’efficacité des réunions.

Oui.

Mais ne sommes-nous pas efficaces en réunion ?

Pas vraiment, non. C’est l’une des plaintes les plus fréquentes de tous ceux qui participent à des réunions ou qui les organisent : c’est très lent, les bonnes décisions ne sont pas prises, les bonnes personnes ne sont pas présentes. Ce n’est absolument pas motivant. La plupart des gens notent donc en tête de liste de leurs plus grandes pertes de temps : les réunions.

Donc, il faut simplement les supprimer.

Les supprimer serait bien sûr très pratique pour certaines personnes en termes de gestion du temps, c’est certain. Mais c’est nécessaire. Je veux dire, dès que vous collaborez avec des gens, vous devez forcément avoir des moments pour vous accorder. Des moments pour décider, pour discuter, pour clarifier les choses. En ce sens, il est vraiment nécessaire de se réunir. Mais la manière de le faire est très rarement bien réfléchie, oui.

Et comment devrait-on faire alors ?

L’un des points les plus importants que l’on pourrait citer… C’est ce qu’on appelle très joliment en anglais un « paradigm shift ». Un paradigme est en fait une stratégie de résolution de problèmes, et nous devrions en changer. Très souvent, on se dit : « Ah, nous avons besoin d’une réunion, regardons quels sont les points à l’ordre du jour ».

Oui.

En réalité, il vaudrait mieux inverser le processus et se demander : « Est-il vraiment nécessaire que nous soyons physiquement dans la même pièce ? ». S’il s’agit de partager des informations, par exemple, il vaudrait peut-être mieux envoyer un e-mail. Ou bien publier cela sur un Yammer ou un intranet. Ainsi, chacun peut le lire à son propre rythme et tout le monde dispose de la même information.

Quand on en a le temps, oui.

Il s’agit donc de repenser totalement la manière dont les réunions se déroulent. Et la meilleure façon de le faire est de commencer par regarder l’objectif. Les ordres du jour, tels qu’ils sont établis actuellement, ressemblent souvent à : « Je viens parler de ce sujet, puis quelqu’un d’autre en parle, puis nous devons aussi aborder tel point », etc.

Et là, vous supposez déjà qu’il y a un ordre du jour. Car combien de réunions sont organisées chaque semaine simplement parce que nous devons nous réunir chaque semaine ?

Oui, mais c’est noté dans l’agenda et, bon, il faut bien le faire.

Oui.

Pourtant, là aussi, si vous regardez bien, il y a des objectifs pour lesquels on pourrait dire : « D’accord, nous nous réunissons, mais c’est pour l’aspect teambuilding ». Il faut alors oser le nommer. Mais dans ce cas, vous pouvez tout aussi bien aller manger une pizza le soir avec toute l’équipe. C’est peut-être aussi bien pour renforcer l’esprit de groupe. Pas besoin d’une réunion ennuyeuse avec une liste de points à traiter parce que c’est l’usage. Il s’agit donc de revoir l’objectif de chaque élément. « Ah oui, sur ce sujet, l’objectif est le partage d’informations. Ici, nous devons prendre une décision. Là, nous devons nous forger une opinion ».

Mais quand vous dites « partage d’informations », est-ce toujours par définition un e-mail ? Car le problème avec l’e-mail, c’est qu’il n’est parfois tout simplement pas lu.

Oui, ou mal interprété, etc. Il faut donc regarder quel est l’objectif sous-jacent. Pourquoi voulez-vous que les gens aient cette information ? Doivent-ils, par exemple, adapter leur comportement ? Y a-t-il demain une nouvelle procédure d’accès pour accéder à l’intranet ? Si c’est le cas, vous devrez procéder différemment. Par exemple, si le serveur est hors service parce qu’une maintenance complète est prévue. Les gens se retrouvent soudainement sans internet et doivent donc planifier leur travail différemment. S’ils doivent justement envoyer cette offre très importante qui doit parvenir à une administration avant midi, il est utile de le savoir à l’avance.

Oui.

Là aussi, il faut regarder quel est l’objectif du partage d’informations. S’il s’agit simplement de tenir les gens au courant, de l’information purement contextuelle, un e-mail suffit. Si l’objectif est que les gens adoptent un certain comportement en conséquence, alors il faut regarder le contexte. Est-ce que tout le monde va se braquer immédiatement en disant : « On ne fera pas ça » ?

Oui.

Alors vous devez les motiver. L’objectif devient alors de motiver les gens, ou de les convaincre de l’utilité d’une nouvelle procédure par exemple. Repenser toute cette partie pour ensuite choisir un moyen — et cela peut être n’importe quoi, même pendant une réunion vous avez différents outils — permettrait de travailler beaucoup plus efficacement.

Il se peut donc que vous choisissiez une réunion, une visioconférence, un appel téléphonique, peu importe.

Oui. Ou que vous disiez par exemple : « Écoutez, cette fois nous n’allons pas tous nous asseoir autour d’une table dans la salle de réunion, nous allons recouvrir tout un mur et travailler avec une session de post-it parce que nous générons des idées, ou nous allons organiser un open space ». Ce sont toutes des techniques pour accomplir certaines choses. Et pas forcément dans le cadre typique de la réunion, tous sagement assis autour d’une table pendant deux heures bloquées dans l’agenda.

En fait, cela revient à dire que le plus gros du travail se fait en amont.

Oui, « the price of success is always paid in advance ». C’est vraiment une très belle citation, et elle s’applique à tellement de choses. Elle s’applique à la négociation, et elle s’applique aussi aux réunions, oui. D’accord, cela signifie donc que vous devez très bien réfléchir. Beaucoup de gens hésitent car cela demande beaucoup de travail préalable. C’est vrai, mais votre réunion se déroule beaucoup plus efficacement. Et peut-être qu’elle sera terminée en cinquante minutes au lieu de deux heures ou deux heures et demie.

Oui, car c’est aussi un problème souvent entendu. Les gens disent : « Je dois assister à telle ou telle réunion, mais je reste là assis alors que j’ai en fait beaucoup d’autres choses à faire ».

Oui, bien sûr. Parce que nous avons ce réflexe : la réunion est de dix heures à midi et ces personnes sont toutes invitées dans un seul e-mail groupé. Et les gens doivent accepter ou non. Alors qu’ils n’ont peut-être quelque chose à apporter qu’au point 5 de l’ordre du jour, à savoir : générer des idées pour une nouvelle campagne marketing, par exemple.

Oui.

Et pour toutes les autres choses, ils n’ont absolument aucun intérêt à être là. Et pour être honnête, ils occupent alors tout l’espace, consomment beaucoup d’oxygène, agacent le président de séance parce qu’ils travaillent sur leur ordinateur portable ou leur iPad à ce moment-là. Et le président de séance se sent alors en insécurité. Autant d’énergie gaspillée. Alors qu’il vaudrait mieux dire : « Je n’invite que ceux qui apportent une valeur ajoutée à la réunion ».

Oui, parfois on se retrouve avec beaucoup de monde en réunion, on discute d’un sujet précis. Il y a deux ou trois personnes qui ont une opinion très fondée. Beaucoup d’autres qui ont aussi leur idée sur la question…

Oui, c’est en fait un très bel exemple de mauvais choix de moyen, n’est-ce pas ? Pour commencer, dans la population mondiale, vous avez une bonne moitié d’introvertis et une bonne moitié d’extravertis. Qui prend le plus la parole ? Généralement les extravertis. Surtout si la réunion n’est pas bien préparée, un introverti doit soudainement répondre sur le vif. Et cela ne correspond pas à son style de personnalité. Donc rien que cela, les différentes personnalités. Ajoutez à cela les ego au sein des groupes — et il y en a toujours — qui veulent être entendus, qui vont éventuellement reformuler le même point de vue avec d’autres mots ; c’est insensé. De cette façon, vous devriez en fait utiliser un tout autre moyen, une tout autre technique pour obtenir une contribution équivalente de chacun. Cela peut se faire par exemple avec un open space, où l’on travaille réellement d’une certaine manière pour générer des contributions et se forger une opinion. Point final.

Et on arrive alors souvent à une prise de décision différente.

Absolument.

Peut-être une meilleure prise de décision ?

Plus pondérée. Vous allez obtenir beaucoup plus de contributions. Les gens s’appuient les uns sur les autres, s’écoutent, développent des idées notées quelque part… La parole est naturellement surréaliste. La personne A parle et tout le monde attend qu’elle ait fini. Puis vient la personne B…

Sauf en politique…

Là, on s’interrompt tous. Il y a peut-être encore un peu plus d’ego là-bas, qui sait. Donc, en ce sens, ce n’est évidemment pas la méthode idéale pour se forger rapidement une opinion. Vous êtes beaucoup plus rapide si vous faites tout en parallèle d’une manière totalement différente. Vous aurez peut-être beaucoup plus d’idées en dix minutes qu’en écoutant une ou deux personnes pendant dix minutes.

Est-ce aussi la raison pour laquelle les gens font désormais des réunions debout ?

C’est naturel — et c’est lié à votre corps — après cinquante ou soixante minutes, vous êtes vraiment épuisé. Vous sentez votre dos.

Un peu affaissé, oui.

Et les gens veulent alors en finir. Cela fait que les gens sont alors, d’une certaine manière, forcés non-verbalement et physiquement à rester très efficaces et éveillés. Alors que si je suis tranquillement assis, adossé, avec éventuellement mon ordinateur portable, et que si j’entends un mot par-ci par-là, je réagis mais pour le reste je m’occupe de mes propres e-mails, alors la réunion peut durer cinq heures. Je travaille quand même pendant ce temps. Et ce n’est évidemment pas très pratique.

Merci pour ces conseils.

Avec grand plaisir.